Bir apartman veya site yönetimi, belli bir bütçeyle çalışır ve bu bütçeyi gelir ve giderleri dengeleyerek yönetmelidir. Gelir kaynakları arasında aidatlar, kira gelirleri ve diğer gelirler yer alırken, gider kalemleri ise bakım ve onarım masrafları, temizlik, güvenlik, sigorta gibi unsurları içerir. Maddi yönetim, bu gelirleri etkin bir şekilde toplamayı, giderleri kontrol altında tutmayı ve yönetimi finansal açıdan sağlıklı bir şekilde sürdürmeyi gerektirir.

Apartman ve site yönetimi, maddi yönetimde bütçe planlamasına büyük önem vermelidir. Bütçe planlaması, gelecek dönem için öngörülen gelirleri ve giderleri dikkate alarak mali hedefler belirlemeyi içerir. Örneğin, bakım ve onarım çalışmaları için ayrılan bütçe, acil durum fonu ve diğer harcamaların dengeli bir şekilde dağıtılması gerekmektedir. Doğru bütçe planlaması, maddi yönetimi etkin bir şekilde gerçekleştirirken beklenmedik mali sorunları da minimize etmeye yardımcı olur.

Apartman ve site yönetiminin maddi yönü, vergi ve yasal yükümlülükleri de içerir. Yerel yasalara ve vergi düzenlemelerine uyum sağlamak, mülk sahiplerinin ve yönetimin sorumluluğundadır. Vergi beyannamelerinin düzenlenmesi, vergi ödemelerinin takibi ve yasal belgelerin düzenlenmesi gibi işlemler maddi yönetimin ayrılmaz bir parçasıdır.

Apartman ve site yönetiminin maddi yönü, maliyet verimliliği sağlamayı hedefler. Gelir ve giderleri dikkatlice analiz etmek, verimsiz harcamaları belirlemek ve gereksiz maliyetleri azaltmak, maddi yönetimi güçlendirecektir. Örneğin, enerji tüketimini azaltmak için enerji verimliliği önlemleri almak, aidatların düşmesine ve mülk sahiplerine ekonomik fayda sağlamasına yardımcı olabilir.